آموزش VoIP + نحوه کارکرد نرم افزار ویپ

در این مقاله قصد داریم هر آن چه که در مورد آموزش VoIP و نصب و راه‌اندازی آن لازم است را با شما در میان بگذاریم. از نحوه کارکرد گرفته تا شناخت اصطلاحات رایج، ویژگی‌ها و نوع سرویس را بررسی خواهیم کرد. چنانچه هدف شما، ایجاد یک زیر ساخت ارتباطی جدید یا گسترش سیستم فعلی مرکز تلفن کسب و کارتان است، باید با روش‌های راه‌اندازی آن آشنا باشید. با ما همراه باشید تا آسان‌تر، آموزش کار با نرم افزار ویپ یا VoIP و مزایای سرویس تلفن مبتنی بر شبکه (Voice over IP) را درک کنید.

تعریفی ساده از نرم افزار ویپ

اصطلاح VoIP، برگرفته از عبارت «Voice over Internet Protocol» و به معنای انتقال صدا از طریق شبکه است. به وسیله تکنولوژی خط تلفن اینترنتی، تماس‌های تلفنی کم هزینه از طریق اینترنت را تجربه خواهید کرد و مرکز تلفن شما رنگ و بویی مدرن را به خود خواهد گرفت. روش کار ساده است و سیگنال‌های آنالوگ به واسطه این فناوری به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌شود. این سیگنال‌های دیجیتال برای انتقال نیازی به خطوط تلفن فیزیکی ندارند و با ترافیک شبکه، رد و بدل می‌شوند. در این بین نقش برنامه‌های کاربردی، بسیار حیاتی است و برای استفاده از آن‌ها، نیازمند آموزش نرم افزار ویپ به شکل کامل هستید تا مرکز تماس خود را مدیریت نمایید.

بیشتر بخوانید: ویپ (VoIP) چیست؟

روش کار سیستم ویپ؛ قدم اول آموزش VoIP

پس از راه‌اندازی ویپ یا VoIP، می‌توانید با مشتریان خود در هر کجای دنیا ارتباط بگیرید و محدودیت مکانی را به نوعی از بین ببرید. همچنین این امکان را دارید که از کانال‌های ارتباطی متنوع و رایج، با مشتریان خود تعامل داشته باشید. برای این منظور باید با مراحل راه‌اندازی و کار با این فناوری مدرن آشنا باشید و آموزش کار با VoIP را جدی بگیرید.

آموزش راه ­اندازی شبکه VoIP شامل نحوه اتصال تجهیزات و پیکربندی سرور است؛ به این منظور لازم است در ابتدا با مفاهیم اساسی و تنظیمات شبکه ویپ آشنا شوید و در مراحل بعدی مشکلات احتمالی شبکه و راه­ حل­‌های آن را بشناسید.

قدم اول از آموزش نرم افزار ویپ (VoIP) آشنایی با چگونه کار کردن این سیستم است. اما ابتدا باید مشخص شود، کدام روش را برای استفاده از مرکز تلفن مبتنی بر شبکه، انتخاب می‌کنید. موارد زیر چند روش کار با این فناوری است:

• تلفن‌های IP: روش کار تقریباً شبیه به سیستم مرکز تماس سنتی است که در آن استفاده از دستگاه‌های تلفن مخصوص ویپ، نقش اصلی را بازی می‌کند. این تلفن‌ها به طور مستقیم به ترافیک شبکه و رایانه شما متصل می‌شوند و خبری از خطوط آنالوگ نیست. تلفن IP بوسیله سخت‌افزار خاص خود و کمک گرفتن از نرم افزار ویپ، به روتر یا سرور شما متصل خواهد شد.
• PC به PC: انتخاب این روش شما را از تعداد زیاد تلفن‌های سنتی یا ویپ بی‌نیاز می‌کند. تنها چیزی که نیاز دارید، نرم‌افزار مناسب و یک کارت صدای با کیفیت است تا به وسیله هدست‌ها با مشتریان خود تماس برقرار کنید. انتخاب این روش، لزوم آموزش نرم افزار ویپ را پر رنگ‌تر می‌کند.
• آداپتور تلفن آنالوگ (ATA): چنانچه مرکز تماس شما از تلفن‌های معمولی بهره می‌برد، استفاده از آداپتور‌های ATA گزینه مناسبی است. این آداپتور، امکان برقراری تماس ویپ را برای تلفن‌های آنالوگ، فراهم می‌کند. این مبدل، سیگنال‌های آنالوگ را به داده‌های دیجیتال تبدیل کرده و تماس صوتی مبتنی بر شبکه را ممکن می‌سازد.

در حالت کلی طرز کار ویپ، شامل مدیریت تماس­‌ها، کنفرانس­‌های ویدئویی و همه امکانات پیشرفته این فناوری است. به‌عبارتی در این دوره آموزشی نحوه برقراری ارتباطات تجاری کارآمد از طریق اینترنت را یاد می‌­گیرید.

اصطلاحات نرم افزار ویپ

قبل از تحقیق و بررسی برای راه انداز مرکز تماس مبتنی بر شبکه، باید با برخی از اصطلاحات رایج آشنا باشید. شناخت این اصطلاحات به شما در انتخاب سیستم مناسب و آشنایی با نحوه کارکرد ویپ، کمک شایانی خواهد کرد. موارد زیر رایج‌ترین اصطلاحات مربوط به آموزش نرم افزار voip است:

SIP (Session Initiation Protocol)

این اصطلاح پروتکلی است که امکان حفظ، اصلاح و خاتمه در هر تماس را به شما می‌دهد. اصطلاح SIP در واقع ابزار «مدیریت تماس» است که کنترل کامل شما بر مرکز تلفن کسب و کارتان را به شکل Real-Time ممکن می‌سازد.

PSTN (Public switched telephone network)

شبکه تلفن سوئیچ عمومی (PSTN)، مجموعه‌ای جهانی از تلفن‌ها و سایر دستگاه‌های متمرکز بر صدا است که شامل همه دستگاه‌ها در سطح ملی و محلی است. به زبان ساده‌تر، این اصطلاح اشاره به زیرساختی است که امکان ارتباطات خصوصی و عمومی را فراهم می‌کند. خطوط تلفن، شبکه‌های سلولی، فیبر نوری و کابل‌های مخابراتی زیر دریا از جمله این زیرساخت است که دستگاه‌های ارتباطی را به یکدیگر متصل می‌کنند.

IP PBX

اصطلاح IP PBX به سیستم‌های تلفن اداری داخلی گفته می‌شود. در این سیستم، تمام تلفن‌های اداری به یک روتر متمرکز وصل هستند. این نوع سرویس، تمام تماس‌های داخلی را بدون نیاز اتصال مستقیم با PSTN، فراهم می‌کند و هزینه‌های عملیاتی را به شدت کاهش می‌دهد. دو نوع IP PBX میزبان و مدیریت شده وجود دارد که در روش میزبان (Hosted) راه‌اندازی و آموزش نرم افزار ویپ، راحت‌تر از روش مدیریت شده یا داخلی است. در روش میزبان، ارائه خدمات سرویس ویپ، مبتنی بر ابر بوده و ارائه‌دهنده voip، تمام تجهیزات فیزیکی را مدیریت می‌کند.
البته در هردو روش، نحوه استفاده از این سیستم و ویژگی‌های مختلف آن‌ها را می‌­آموزید و تا حد زیادی با  تکنولوژی‌های پشتیبانی کننده و ارتباطات امن آشنا می­‌شوید. آموزش تلفن VoIP شامل بررسی نحوه پیکربندی و سفارشی‌سازی تنظیمات تلفن‌های IP است.

Codec

کدک‌ها وظیفه دارند تا داده‌های دیجیتال VoIP را فشرده کنند. این فشرده‌سازی صرفه‌جویی در استفاده از پهنای باند و به تبع آن، بهبود سرعت اتصال شبکه را به همراه دارد. کدک‌ها زمانی که یک یا چند طرف در حال صحبت هستند، از انتقال داده‌های خاموش جلوگیری می‌کنند. آن‌ها همچنین، کیفیت تماس ویپ شما نسبت به یک تماس تلفن معمولی را تا دو برابر محدوده فرکانسی، بالا می‌برند.

برای آشنای بیشتر با مفهوم codec می‌توانید به مقاله “کدک صوتی در VOIP چیست؟” رجوع کنید.

Jitter

سرویس Jitter در VoIP (Voice over Internet Protocol) یکی از مسائل مهم و تأثیرگذار است که مرتبط با انتقال صدا در شبکه‌های اینترنتی است. جیتر به تغییرات نامنظم در زمان تاخیر انتقال بستگی دارد و می‌تواند کیفیت تماس‌های VoIP را تحت تأثیر قرار دهد.

در VoIP، صدا به صورت دیجیتالی بسته‌های کوچکی به صورت پشت سر هم ارسال می‌شود. این بسته‌ها باید به ترتیب و با فواصل زمانی ثابت به مقصد ارسال شوند تا صدای قابل شنیدن و منطبق با محتوا به گوش کاربر برسد. اگر بسته‌ها با فواصل نامنظم به مقصد ارسال شوند، ایجاد می‌شود jitter که مشکلاتی مانند انقطاع صدا، افزایش تاخیر در تماس، یا کاهش کیفیت صدا را ایجاد می‌کند.

در نمودار زیر، تأثیر jitter بر کیفیت تماس VoIP نمایش داده شده است:

در نمودار بالا، محور افقی نمایانگر زمان است و محور عمودی نمایانگر کیفیت صدا می‌باشد. نمودار نشان می‌دهد که با افزایش jitter، کیفیت صدا کاهش می‌یابد و تماس VoIP به نامنظمی تبدیل می‌شود.

Voicemail

حتما تا به حال نام این اصطلاح بارها به گوشتان خورده؛ اما آیا با کاربرد آن آشنایی دارید؟ Voicemail یک سرویس مهم در تلفن‌های ثابت و همراه است که به شما امکان می‌دهد پیام‌های صوتی از دوستان، خانواده یا افرادی که به شما زنگ می‌زنند را ضبط و ذخیره کنید. به این صورت که مواقعی که پاسخگو یا دردسترس نیستید، تماس گیرنده برای شما پیغام صوتی میگذارد و شمابعدا به می‌توانید به آن گوش داده و پاسخ دهید.

SBC

یک SBC در شبکه VoIP، به عنوان کنترل‌‌کننده مرزی تنها  به جلسات مجاز برای اتصال بین شرکت‌ها اجازه می‌دهد. SBCها با ایجاد لایه امنیتی، سطحی از امنیت را فراهم کرده و از هک و سوء استفاده VoIP توسط هکرها جلوگیری می‌کنند.
برای آموزش تنظیمات VoIP، نیاز دارید با معنی و کاربرد اصطلاحات مختلف این فناوری آشنا شوید؛ به این ترتیب می­توانید به‌راحتی از محیط کاربری و پیکربندی کلی سیستم ویپ استفاده کنید. همچنین مواردی مثل مدیریت کدک­‌ها یا تنظیمات لازم برای بهبود کیفیت صدا در حین مکالمه را انجام خواهید داد.

Softphone

نرم‌افزارهای Softphone یا تلفن نرم افزاری، ابزارهای مهمی در نرم افزارها و سیستم‌های VoIP هستند که به کاربران اجازه می‌دهند تا از طریق یک سیستم کامپیوتری تماس‌های تلفن اینترنتی برقرار کنند. این نرم‌افزارها عمدتاً به عنوان یک جایگزین مناسب و ارزان‌تر برای تلفن‌های سخت افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرند.

در کل، نرم‌افزارهای Softphone نقش مهمی در تسهیل تماس‌های VoIP دارند و به کاربران امکان می‌دهند تا به صورت مؤثر و اقتصادی با دیگران در سرتاسر جهان ارتباط برقرار کنند. این نرم‌افزارها به عنوان یک جزء مهم در اجرای موفقیت‌آمیز سیستم‌های ارتباطات تصویری و صوتی در دنیای مدرن ارتباطات تلفنی به شمار می‌آیند.

نحوه تعمیر VoIP 

این نوع آموزش به معنای یادگیری روش‌ها و فنون لازم برای تعمیر و نگهداری دستگاه‌های VoIP است. این فرآیند شامل تشخیص و رفع مشکلات فنی مرتبط با سخت‌افزار و نرم‌افزارهای ویپ می‌شود. با توجه به پیچیدگی سیستم‌های VoIP، داشتن دانش فنی در زمینه شبکه، تنظیمات سرور، و پروتکل‌های مختلف مانند SIP و Codec ضروری است. آموزش تعمیر ویپ نه تنها به افراد کمک می‌کند، تا بتوانند مشکلات موجود را شناسایی و برطرف نمایند؛ بلکه به آن‌ها امکان می‌دهد، تا از عملکرد بهینه و پایدار سیستم‌های ارتباطی در سازمان‌های خود اطمینان حاصل کنند.

 

از دیگر جنبه‌های چنین آموزشی، آشنایی با ابزارهای عیب‌یابی و کارکرد آن‌ها برای تحلیل مشکلات شبکه و بهبود نحوه کار تلفن­های VoIP است. مشکلاتی مانند جیتر (Jitter) و اختلالات صوتی که ممکن است بر اثر تأخیر در انتقال بسته‌های صوتی در شبکه ایجاد شوند؛ با استفاده از تکنیک‌های مختلف قابل شناسایی و رفع هستند. علاوه بر این، تعمیرکاران ویپ باید توانایی تنظیمات پیشرفته و پیکربندی مجدد دستگاه‌های IP PBX و تلفن‌های IP را نیز داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که تمامی سیستم‌های ارتباطی به درستی کار می‌کنند.

آموزش VoIP؛ سرویس ابری (Cloud-based) یا در محل (On-premises)

مرحله بعد چک لیست راه‌اندازی و آموزش نرم افزار VoIP، نوع و روش پیاده‌سازی این فناوری است. زمانی که با نحوه ایجاد و مدیریت یک محیط ارتباطی مبتنی بر ویپ آشنا شوید و نحوه ادغام این سیستم با سایر ابزارهای کسب و کار خود را بیاموزید، گام مهمی از مراحل آموزش راه ­اندازی سیستم VoIP  را با موفقیت پشت سر گذاشته ­اید. دو نوع سرویس یا روش راه‌اندازی سرویس ویپ وجود دارد:

• سرویس ابری (Cloud-based)
• سرویس در محل (On-premises)

هر دو به نوعی به عنوان PBX یا شبکه تلفن‌های خصوصی، شناخته و البته اداره می‌شوند. هر کدام از این دو سرویس دارای مزایا و معایبی هستند و انتخاب هر کدام باید بر اساس نیاز کسب و کارتان صورت گیرد.

در سانترال داخلی یا همان سرویس در محل (On-premises)، تمام تجهیزات و سخت‌افزار‌های لازم برای برقراری تماس VoIP در دفتر یا شرکت شما نگهداری می‌شوند. تماس‌ها، از طریق تلفن‌های IP که با استفاده از اتصال LAN به یک PBX یا سرور IP PBX متصل شده، انجام می‌شود. این نوع سرویس، لزوم داشتن یک تیم IT و آموزش نرم افزار VoIP به کارمندان را می‌طلبد.

در سانترال میزبان یا همان سرویس ابری (cloud-based)، یک شرکت ثالث مسئولیت راه‌اندازی، تعمیر و نگهداری و مدیریت سخت‌افزار‌ها را خارج از شرکت شما بر عهده دارد. به عبارتی شما بدون نیاز به صرف هزینه برای خرید تجهیزات فیزیکی و نگهداری آن‌ها، تنها از خدمات ویپ ارائه‌دهنده استفاده می‌کنید. در این روش، مرکز تماس شما یک نسخه کامل مبتنی بر اینترنت و بدون صرف هزینه‌های اضافی است.

چنانچه سرویس ابری را برای راه‌اندازی مرکز تماس در نظر گرفته‌اید، ارائه‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که خدمات و نرم افزار قابل ارتقا و منعطف را در اختیارتان می‌گذارد. استفاده از سرویس ابری مزایای زیر را به همراه دارد:

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها
• تماس‌های بین‌المللی ارزان
• قابلیت ادغام و یکپارچگی با CRM، بازاریابی ایمیلی، تجارت الکترونیک و سایر پلتفرم‌ها
• موبیلیتی بدون محدودیت مکانی
• پشتیبانی از کانال‌های متنوع ارتباطی در یک داشبورد متمرکز

مزایا و معایب  (On-premises)

مزایا	معایب
سهولت در افزودن ویژگی های متن باز	نیاز به تخصص  در محل برای راه اندازی و نگهداری
هزینه پایین در بلند مدت	نیاز به توسعه طولانی و پیچیده
پایداری بالاتر سیستم	سرمایه‌گذاری اولیه بیشتر
کنترل کامل بر نحوه عملکرد سیستم	مقیاس‌پذیری کمتر
امنیت بیشتر	عدم دسترسی به خدمات سیستم در صورت قطعی برق

مزیت ها و معایب سرویس ابری (Cloud-based)

مزایا	معایب
دسترس پذیری بهتر	اتصال به اینترنت برای تماس های با کیفیت بالا
مقرون به صرفه بودن	هزینه بالا در دراز مدت
مقیاس پذیری بیشتر	امکان کمتر برای سفارشی سازی یا تغییر قابلیت ها
راه اندازی آسان	امنیت داده ها تحت کنترل شرکت ارائه دهنده
نگهداری، تعمیر، ارتقاء  از سوی ارائه دهنده	دشواری مهاجرت به سایر سیستم‌ها

آموزش گام به گام VoIP

برای نصب و راه اندازی VoIP در محل کارتان، شما نیاز به یک اطلاعات جامع و اصولی در این زمینه دارید. با آموزش نصب VoIP، می‌­توانید شناخت کافی از تجهیزات مناسب برای این سیستم را به دست بیاورید. همچنین اصول اولیه استفاده از سخت ­افزارها و نرم ­­افزارهای ویپ را می­‌شناسید و می‌­توانید دستورالعمل­‌های مربوط به ارتقای نرم ­افزار و بروزرسانی آن را اجرا کنید.

اجازه دهید ابتدا به آنچه برای ایجاد یک زیرساخت VoIP داخلی نیاز است نگاه بیندازیم، تا بتوانید تصمیم بگیرید که کدام سیستم برای شما مناسب است.

گام اول: شناخت دقیق ملزومات شرکت

قدم اوت در آموزش VoIP، شناخت دقیق شرکت است. از آنجایی که VoIP از طریق اینترنت کار می کند، باید مطمئن شوید که شرکت به یک منبع اینترنت قوی و قابل اتکا متصل است. از طرف دیگر باید تعیین کنید به چند کارشناس نیاز دارید تا بتوانید اقدامات لازم را جهت آماده سازی انجام دهید. به عنوان مثال اگر ۱۰۰ کارمند دارید، اما انتظار دارید که تعداد کارکنان هر سال ۵۰ درصد افزایش یابد، این رشد را زودتر از موعد محاسبه کنید.

هنگامی که بدانید چبرای ارائه خدمات تلفنی به چند کارشناس نیاز دارید، می توانید ارزیابی کنید که آیا قابلیت های فعلی اینترنت شما پاسخگوی نیاز شما است یا خیر.

گام دوم: راه اندازی سخت افزار

برای راه‌اندازی VoIP، ابتدا باید دستگاه سخت‌افزاری مناسب را انتخاب کنید. این تجهیزات می‌تواند شامل تلفن IP خاص، PBX های سنتی یا آداپتور VoIP برای تبدیل تلفن معمولی به تلفن VoIP باشد. از آنجایی که VoIP به اینترنت متصل می شود، به روتری نیاز دارید که به سرور شما متصل شود. همانطور که در بالا اشاره کردیم، می‌توانید سرور سیستم را در دفتر خود داشته باشیدیا به شرکت های ارائه دهنده برون سپاری کنید.

بعد از انتخاب دستگاه، آن را به شبکه اینترنت خود متصل کنید. اگر از کابل اترنت استفاده می‌کنید، کابل شبکه را به دستگاه و روتر یا مودم متصل کنید، در صورت استفاده از تلفن بی‌سیم IP، آن را به شبکه Wi-Fi خود متصل کنید. سپس تنظیمات شبکه و تنظیمات VoIP را در دستگاه خود پیکربندی کنید. سپس آزمایش و تست دستگاه خود را انجام دهید تا مطمئن شوید که همه چیز به درستی عمل می‌کند و مشکلات را برطرف کنید. با رعایت این مراحل ساده، شما می‌توانید سخت‌افزار VoIP خود را راه‌اندازی کنید و از تمامی امکانات و فواید VoIP برای برقراری تماس‌های صوتی اینترنتی بهره‌برداری کنید.

گام سوم: تعیین بودجه سازمان

تعیین کنید که کسب و کار شما چقدر برای سیستم تلفن جدید شما هزینه خواهد کرد. اگر به دنبال VoIP مبتنی بر دستگاه هستید، هزینه تا حد زیادی به سخت افزار شما بستگی دارد. برای سیستم داخلی، هزینه ها شامل نصب VoIP، خدمات فناوری اطلاعات داخلی و نگهداری اتاق سرور می شود.

از سوی دیگر، راه حل PBX مبتنی بر ابر هزینه های ماهانه خواهد داشت که بستگی به تعداد خطوط تلفن شما دارد. برای تعداد معینی از خطوط تلفن هزینه ثابتی وجود دارد، اما ارائه دهندگان معمولاً زمانی که تعداد کاربران بیشتری وجود دارد، قیمت را کاهش می دهند.

گام چهارم: انتخاب ارائه دهنده مناسب

انتخاب ارائه دهنده مناسب برای استفاده از VoIP اهمیت زیادی دارد. برای انتخاب مناسب‌ترین ارائه دهنده، ابتدا نیازها و اهداف سازمان خود را تعیین کنید. مثلاً، آیا VoIP را برای استفاده شخصی نیاز دارید یا تجاری؟ آیا به تماس‌های بین‌المللی نیاز دارید؟ سپس بررسی کنید که آیا ارائه دهنده مورد نظر خدماتی مانند تماس‌های چندنفره، ارسال پیام‌های صوتی، کنفرانس تلفنی و سرویس‌های اضافی دیگر را فراهم می‌کند یا خیر.

به علاوه باید قیمت‌ها و طرح‌های قراردادی ارائه دهنده را مقایسه کنید و مطمئن شوید که با بودجه شما همخوانی دارد. با انجام این مراحل، می‌توانید ارائه دهنده VoIP مناسبی را برای نیازهای خود انتخاب کنید و از خدمات و امکانات آن استفاده کنید.

آموزش VoIP رایگان، بخشی از خدمات پس از فروش الوویپ

کافی است در مورد ویپ و آموزش آن یک جستجوی اینترنتی جامع داشته باشید؛ به این شکل اطلاعات زیادی در مورد نحوه نصب و به کارگیری آن در کسب و کار خود بدست می­ آورید. اما برای صرفه­ جویی بیشتر در زمان و انرژی خود می‌­توانید ارائه‌­دهنده معتبری برای خدمات ویپ خود انتخاب کنید و از تعالیم کامل مراحل مختلف نصب و آموزش راه­‌اندازی تلفن VoIP بهره­ مند شوید.
زمانی که فناوری نرم ­افزار مرکز تماس شما مدرن و قدرتمند باشد و از رابط کاربری مناسبی برخورد دار باشد، آموزش نحوه استفاده از آن نیز آسان­ تر و سریع ­تر خواهد بود. اصول پایه‌ای VoIP و کاربردهای آن بدون هزینه و در قالب وبینارها و مقالات یا ویدئوهای آموزشی در اختیار شما قرار می­ گیرد. همچنین زمانی که از خدمات الوویپ در این زمینه استفاده می­ کنید، کارشناسان پشتیبانی خدمات ما در همه مراحل راه ­اندازی و کاربرد خدمات در کنار شما هستند و تمام جنبه­ های عملیاتی و فنی ویپ را در قالب برنامه­ ای برای آموزش صفر تا صد VoIP در اختیار شما قرار می‌ ­دهند.

 

سوالات متداول