alovoip-logo

مهم‌ترین ویژگی نرم افزار مرکز تماس ایده آل

نرم افزار مرکز تماس، نرم افزاری است که برای مدیریت حرفه‌ای تماس‌های تلفنی شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می­گیرد. در واقع، تماس­های ورودی و خروجی یک کسب و کار با استفاده از نرم افزار مرکز تماس انجام می­شود. در ضمن با توجه به اینکه مرکز تماس نقش کلیدی در پیشبرد اهداف یک شرکت دارد، وجود یک نرم افزار مدیریت مرکز تماس ایده‌آل می‌تواند باعث رشد و توسعه ارتقای کسب و کارها و جلب رضایت مشتریان شود. در یک جمله باید بگوییم که شما می­توانید برای جلب رضایت مشتری و با هدف بهبود کسب و کارتان از نرم افزار مرکز تماس استفاده کنید.

نرم افزار مرکز تماس چیست؟

نرم افزار مرکز تماس جزو ابزارهای کاربردی و مهم برای مدیریت تماس­ها محسوب می­شود. نرم افزار مرکز تماس این امکان را برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک فراهم می­کند که بتوانند بهتر  بخش پشتیبانی و منابع انسانی سازمان را مدیریت کنند. از آنجا که هر کسب و کاری به منظور موفقیت خود نیاز به برقراری ارتباط با مشتری دارد، نرم افزار مرکز تماس پرکاربردترین نرم افزار در سازمان شما به شمار می­آید. اما آنچه که احتمالا مورد سوال شماست این است که یک نرم افزار مرکز تماس ایده آل چه ویژگی‌هایی دارد؟

نرم افزار مرکز تماس چه ویژگی­هایی دارد؟

با رشد کسب ‌و کارتان، ضرورت رسیدگی به تماس‌ مشتریان اغلب یک مسئله مهم و حائز اهمیت است. بنابراین، با انتخاب نرم افزار مرکز تماس مناسب می­توانید رضایت مشتریان بیشتری را جلب کنید. قبل از اقدام باید مطمئن شوید که نرم افزار مرکز تماسی که قصد راه اندازی و نصب آن را دارید، دارای ویژگی­های چه ویژگی‌هایی است. ویژگی­های نرم افزار مرکز تماس عبارتند از:

  • قابلیت توزیع خودکار تماس نرم افزار مرکز تماس

یکی از ویژگی­های نرم افزار مرکز تماس باید قابلیت توزیع خودکار تماس باشد. توزیع خودکار تماس این امکان را برای کاربران فراهم می­کند تا تماس ها به صورت خودکار به واحدهای مختلف مرکز تماس هدایت شوند. در نتیجه، مدت زمان انتظار مشتری کاهش می­یابد. موضوع به همین جا ختم نمی‌شود. اصولا یک نرم افزار مرکز تماس ایده آل این قابلیت را برای شما فراهم می‌کند تا استراتژی و سناریوهای مختلفی برای پاسخگویی به تماس‌ها داشته باشید. این استراتژی‌ها و سناریوهای مختلف به شما کمک می‌کنند تا زمان انتظار مشتریان را کاهش دهید، پاسخگویی هدفمندی داشته باشید و رضایت مشتریان خود را جلب کنید. باید توجه داشته باشید که کاهش بازه­ی انتظار مشتری برای دریافت پاسخ از سمت شما از اهمیت زیادی برخوردار است. با استفاده از نرم افزار مرکز تماس می­توانید معیارهای مسیریابی تماس مشتریان را تنظیم کرده و با توجه به میزان تماس مشتری آن‌ها را مدیریت کنید.

  • قابلیت ضبط تماس نرم افزار مرکز تماس

نرم افزار مرکز تماس این قابلیت را دارد که تماس­ها را ضبط کند و گزارشی از تماس­های انجام شده ارائه دهد. ضبط تماس­ها می­تواند به بهبود ارتباطات با مشتری کمک کند. همچنین این امکان را برای کاربران فراهم می­کند تا بتوانند میزان رضایت مشتریان خود را مورد سنجش و بررسی قرار دهند.

  • قابلیت انتقال تماس نرم افزار مرکز تماس

یکی از ویژگی­های نرم افزار مرکز تماس، قابلیت انتقال تماس­ها است. این قابلیت می­تواند تماس­ها را به واحد پشتیبانی انتقال دهد. همچنین، در صورت عدم توانایی پشتیبان در حل مشکل، تماس به سایر بخشها ارجاع داده می­شود. ویژگی انتقال تماس می­تواند مدت زمان انتظار مشتری را کاهش داده و در نتیجه رضایت مشتری را افزایش دهد.

  • قابلیت گزارش دهی نرم افزار مرکز تماس

یکی از ویژگی‌های کاربردی نرم افزار مرکز تماس برای کسب و کارها، قابلیت گزارش دهی آن است. چنین قابلیتی این امکان را برای کسب و کارها فراهم می­کند تا بتوانند به آرشیو مکالمات دسترسی داشته باشند و بعد با دقت بیشتری به مکالمات صورت گرفته رسیدگی کنند. همچنین بر اساس داده‌ها و اطلاعاتی که در اختیار شما قرار می‌گیرد، می‌توانید تحلیل دقیقی از فرآیندهای مرکز تماس خود داشته باشید.

  • منشی تلفنی هوشمند نرم افزار مرکز تماس

منشی تلفنی هوشمند یا همان IVR، از ویژگی­های دیگر نرم افزار مرکز تماس است. یک IVR هوشمند، اولین صدایی است که مشتری پس از تماس با سازمان­تان خواهد شنید. از طریق سیستم گویا امکان پاسخگویی سریع به مشتری به وجود می‌آید. این ویژگی نرم افزار مرکز تماس برای کاربران امکان پاسخگویی 24 ساعته به تماس­های تلفنی را فراهم می­کند. قابلیت تماس گویا، امکان جمع آوری داده و مسیریابی مناسب را تسهیل کرده و کاهش زمان مشتری و کسب و کارها می­تواند به بهبود عملیات مرکز تماس کمک کند. سیستم تلفن گویا داری گزینه­هایی است که امکان پردازش تماس را برای کاربران فراهم می­کند تا در صورت لزوم کاربر را به کارشناسان مربوطه ارجاع دهند.

  • قابلیت مانیتورینگ تماس­ها نرم افزار مرکز تماس

طبیعتا مدیریت تماس­ها، خصوصا در صورت بالا بودن حجم تماس‌ها، پروسه­ای سخت و دشوار است. در حال حاضر، تکنولوژی که در طراحی نرم افزار مرکز تماس بکار رفته است، این پروسه را راحت و آسان کرده است. با استفاده از ویژگی قابلیت مانیتورینگ و پیگیری تماس، می­توانید تماس­ها را ردیابی کنید و از این طریق بر عملکرد کارکنان­تان نیز نظارت کنید.

  • قابلیت دسترسی مداوم نرم افزار مرکز تماس

یکی دیگر از ویژگی­های مرکز تماس، قابلیت دسترسی مداوم است. با استفاده از نرم افزار مرکز تماس به عنوان صاحبان کسب و کار می­توانید همیشه در دسترس مشتریان خود باشید. در واقع، با استفاده از نرم افزار مرکز تماس می­توانید همیشه پاسخگوی سوالات و نیازهای مشتری باشید. پاسخگویی به مشتریان نیز می­تواند به بهبود کسب و کارتان کمک زیادی کند. پس اگر به دنبال راهی هستید که مشتری به صورت مداوم به شما دسترسی داشته باشد، استفاده از نرم افزار مرکز تماس را فراموش نکنید.

  • قابلیت بایگانی مکالمات تلفنی نرم افزار مرکز تماس

یکی از ویژگی­هایی که مراکز تماس باید داشته باشند، قابلیت بایگانی مکالمات تلفنی است. قابلیت بایگانی مکالمات تلفنی می­تواند نقش مهمی در جلب رضایت کارکنان سازمان و مشتریان و بهبود روند مدیریت سازمان داشته باشد.

  • قابلیت شناسایی تماس های فوری نرم افزار مرکز تماس

اولویت بندی تماس ها برای کسب مشتری های بیشتری در سازمانهای مختلف لازم و ضروری می­باشد. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید تماس های فوری را شناسایی کنید. بنابراین، هنگام تماس مشتری با سازمان­تان، این نرم افزار این قابلیت را دارد که با وارد کردن شماره های خاص پشتیبان به آن شماره ­ها سریعتر پاسخ دهد. بنابراین، تماس­ها از این طریق اولویت بندی می­شوند و پشتیبان­ها می­توانند به سرعت به مشتریان نیازمند دریافت خدمات سریع پاسخ دهند.

قابلیت صف انتظار نرم افزار مرکز تماس

یکی از ویژگی­های نرم افزار مرکز تماس این است که دارای قابلیت صف انتظار می­باشد. به این معنی که اگر خط تلفن­ سازمان­تان اشغال باشد، تماس­های از دست رفته در صف انتظار باقی می­ماند و بعد از به از به اِتمام رسیدن تماس قبلی می­توانید به آن تماسها پاسخ دهید. با استفاده از این ویژگی نرم افزار مرکز تماس دیگر هیچ تماس مهمی را از دست نخواهید داد. از دست ندادن تماس­ها می­تواند در افزایش تعداد مشتری­ها نقش مهمی داشته باشد.

مرکز تماس برای کسب ‌و کارها چقدر اهمیت دارد؟

امروزه کسب و کارها در تلاش برای جلب رضایت مشتری و موفقیت بیشتر هستند. مشتریان در کسب و کارهای مختلف به منظور رفع نیازهای خود یا دریافت پاسخ برای سوالات­شان با شرکت­ها تماس برقرار می­کنند. بنابراین، شرکت­ها باید دارای مرکز تماس باشند. مرکز تماس می­تواند به مدیریت تماس مشتریان کمک زیادی کند. شما می­‏توانید با نصب نرم افزار مرکز تماس از ویژگی­های متعدد این نرم افزار برای توسعه­ی کسب و ‏کارتان استفاده کنید. این مراکز تماس خدمات کاربردی را به مشتریان خود عرضه می­کنند. به ‏منظور رشد کسب و کارها نیاز به پاسخگویی به تماس مشتری روز به روز افزایش می یابد. ‏بنابراین، استفاده از بهترین نرم افزار مرکز تماس با جلب رضایتمندی مشتری می­تواند گزینه­ی ‏خوبی باشد.‏

مرکز تماس چه اهدافی دارد؟

از مهمترین اهداف مرکز تماس می­توان به موارد زیر اشاره کرد. این اهداف عبارتند از:

  • کاهش میزان تماس­های از دست رفته
  • مدیریت اپراتورها
  • افزایش میزان رضایت مندی مشتری
  • پاسخ دهی با سرعت بیشتر به مشتری
  • انتقال تماس به واحدهای مختلف
  • مانیتورینگ مرکز تماس
  • گزارش دهی تماس
  • توزیع هوشمندانه تماس‌ها بین واحدهای مختلف.

مرکز تماس نرم افزاری امکان مدیریت پرسنل را فراهم می­کند

در بیشتر شرکت­ها کارکنان مسئولیت رسیدگی به تماس­های مشتریان را دارند. نرم افزار مرکز تماس می­تواند به افزایش بهره کاربران کمک کند. سازمانهایی که از خدمات مرکز تماس استفاده می­­کنند قادر به بهبود عملکرد کارکنان و در نتیجه افزایش بهره وری سازمان هستند.

مزایای کلیدی نرم افزار مرکز تماس

شرکت‌های تجاری، شرکت‌های بازاریابی آنلاین و سایر سازمانها از تلفن به منظور فروش و ارائه محصولات و خدمات خود استفاده می‌کنند. نرم افزار مرکز تماس دارای مزایای مختلفی است که این مزایا عبارتند از:

  • بهبود مدیریت خدمات مشتری
  • بهبود گزارشات
  • افزایش بهره وری و کارایی
  • دسترسی به داده های پیشرفته
  • ارتباطات تلفنی هوشمندانه.

سخن آخر درباره نرم افزار مرکز تماس

هر کسب و کار کوچک و بزرگی برای برقراری ارتباط با مشتری و کنترل روند عملکرد کارکنان خود به امکانات متعددی نیاز دارد. مرکز تماس با توجه به اینکه یکی از مهم‌ترین پل‌های ارتباطی بین شرکت و مشتری است، اهمیت زیادی دارد. امروزه وظیفه مدیریت این بخش مهم بر عهده نرم افزار مدیریت مرکز تماس قرار گرفته است. در واقع نرم افزار مرکز تماس، قابلیت مدیریت هوشمندانه و نظارت به فرآیندهای مرتبط با ارتباطات تلفنی را برای شما فراهم می­کند. استفاده از نرم افزارهای مرکز تماس می­تواند باعث بهبود عملکرد سازمان و جلب رضایت مشتریان شود. پس اگر شما نیز کسب و کار خودتان را راه اندازی کرده‌اید و به پیشرفت و ارتقای سازمان­تان فکر می­کنید، نصب نرم افزار مرکز تماس را در برنامه­تان قرار دهید. همان‌طور که در این مقاله به آن اشاره کردیم، نرم افزار مرکز تماس دارای قابلیت و ویژگی­های متعددی است. قابلیت‌هایی که به شما کمک می‌کند تا پاسخگویی به نیاز و سوالات مشتری که از مهمترین عوامل پیشرفت سازمان­هاست، تقویت یابد.

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جهت دریافت دمو رایگان اطلاعات خود را وارد نمایید

پس از ثبت درخواست، با شما در اولین فرصت تماس خواهیم گرفت.