مهم ترین تجهیزات ویپ برای راه اندازی مرکز تماس

تجهیزات ویپ کدام‌اند؟ برای راه اندازی مرکز تماس Voip به چه امکاناتی نیاز داریم؟ اگر به دنبال راه اندازی مرکز تماس VoIP در مجموعه خود باشید، احتمالا با این سوال روبرو شده‌اید که چه امکانات و تجهیزاتی برای این مرکز نیاز دارید. مرکز تلفن VoIP، این امکان را به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌دهد تا تماس را از طریق شبکه برقرار کنند. این فناوری مبتنی بر شبکه، سیگنال‌های آنالوگ را به دیجیتال تبدیل می‌کند و با کیفیت و سرعت بیشتری انتقال می‌دهد. برای این امر، دیگر نیازی به سیستم سنتی تلفن ثابت (PSTN) و استفاده از خطوط فیزیکی ارتباطی نیست. اما برای برخی از سیستم‌ها و برای استفاده در سازمان‌ها، تجهیزات VoIP خاصی مورد نیاز است. سخت‌افزار‌هایی که وظیفه دارند تا سیستم تلفن شما را به سیستمی مدرن مبتنی بر اینترنت تبدیل کند. در این مقاله به بررسی مهم‌ترین و ضروری‌ترین سخت‌افزارها و تجهیزات ویپ (VoIP) خواهیم پرداخت. تا پایان همراه ما باشید.

سیستم تلفن معمولی یا سیستم ویپ (VoIP)؟

پیش از آن که به بررسی تجهیزات ویپ (تجهیزات VoIP) بپردازیم، ابتدا به این پرسش پاسخ می‌دهیم که تلفن‌های معمولی با سیستم ویپ چه فرقی دارد. در سیستم آنالوگ، تلفن‌های ثابت صدا از طریق پالس‌های الکتریکی و سیم‌های مسی منتقل می‌شوند. اگر برای کسب و کار خود از مرکز تلفن ثابت استفاده می‌نمایید، احتمالاً مرکز تماس شما از سیستم تبادل PBX بهره می‌برد. یک PBX مرکز تلفن شما را به یک شبکه تلفن داخلی تبدیل می‌کند. این شبکه داخلی یک سیستم تماس مشترک را به وجود می‌آورد و بدون نیاز به چند خط تلفن، کارمندان یا بخش‌ها به یکدیگر متصل می‌شوند.

اما کاربرد سیستم ویپ به این شکل است که داده‌های تماس از طریق اینترنت ارسال می‌شوند. بنابراین تنها به یک اتصال اینترنتی مناسب احتیاج دارید تا تماس‌های تلفنی خود را برقرار سازید. یکی از مزیت‌های سیستم voip، کاربرد چند وجهی و مدرن آن است که می‌تواند تمامی کانال‌ها ارتباطی مانند چت زنده، ایمیل، رسانه‌های مجازی و غیره را پوشش دهد. علاوه بر پوشش ارتباطی گسترده این فناوری، باید به امکان دورکاری کارمندان اشاره کرد. کارمندان شما با اتصال به اینترنت و بدون نیاز به پریز تلفن و در هر موقعیت مکانی می‌توانند با مشتریان در تماس باشند.

از دیگر خدمات کالسنتر مبتنی بر اینترنت، سرعت بیشتر انتقال داده‌های صوتی است. همچنین در زمینه کیفیت نیز در سطحی بسیار بالاتر از تلفن سنتی قرار دارد و هزینه‌های اضافی بابت تماس‌های طولانی مدت وجود نخواهد داشت. تجهیزات voip، که شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار‌های مخصوصی هستند، توسط شرکت ارائه‌دهنده این فناوری، مدیریت و نگهداری می‌شوند و در بسیاری از موارد نیاز به منابع و بخش IT ندارید. البته بحث تجهیزات ویپ در حوزه مسائل نرم افزار هم باید مورد توجه شما قرار بگیرد.

رایج‌ترین تجهیزات ویپ

اکنون که در خصوص سیستم ویپ توصیحات کوتاهی داده شد، زمان آن رسید به تجهیزات ویپ بپردازیم. ما در اینجا برخی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین تجهیزات ویپ را با هم مرور خواهیم کرد. برای راه‌اندازی سرویس تلفن به تجهیزاتی نیاز دارید که موارد زیر چند نمونه رایج آن است:

آداپتور تلفن آنالوگ (ATA)

یکی از تجهیزات VoIP برای راه اندازی مرکز تماس آداپتور تلفن آنالوگ (ATA) است. این دستگاه نوعی آداپتور است که برقراری تماس از طریق شبکه IP را برای تلفن ثابت ممکن می‌سازد. ATA یک قطعه سخت‌افزاری حیاتی برای تلفن IP است. به عنوان یکی از تجهیزات voip، این آداپتور وظیفه دارد به عنوان پلی سخت‌افزاری بین تلفن‌های سنتی (PSTN) و سیستم دیجیتالی ویپ عمل کند. به ویژه اگر تعداد تلفن‌های معمولی در شرکت شما زیاد است، این آداپتور‌ها به کارتان خواهد آمد. استفاده از آداپتور ATA باعث صرفه‌جویی در هزینه خرید تلفن‌های voip جدید و اضافی خواهد شد. چنانچه خدمات کالسنتر شما مبتنی بر ویپ است، استفاده از این آداپتور به عنوان یکی از تجهیزات ویپ به منظور راه اندازی مرکز تماس برای تلفن‌های آنالوگ ضروری است.

تجهیزات ویپ مرتبط با تلفن IP

از جمله تجهیزات ویپ می‌توان به تلفن IP اشاره کرد. این دستگاه به تلفن voip نیز شناخته می‌شود. این دستگاه یک تلفن فیزیکی است که به جای خط تلفن سنتی از فناوری VoIP استفاده می‌کند. این تلفن از طریق کابل Ethernet که دارای پهنای باند بالایی است، به اینترنت و سپس به آدرس IP ارائه‌دهنده voip، متصل می‌شود. به غیر از گوشی سیمی معمولی، می‌توانید از تلفن IP بی‌سیم برای تحرک و انعطاف بیشتر استفاده کنید. برای استفاده از فناوری ویپ، راه‌های مانند رایانه به رایانه، تماس با تلفن همراه و غیره وجود دارد اما همچنان تلفن رومیزی بهترین تجربه برای ارتباط با مشتری است. این تلفن از مهم‌ترین تجهیزات voip محسوب می‌شود.

روتر voip

این همان چیزی است که مسئولیت کیفیت تماس و اتصال شما را بر عهده دارد. روتر voip، با رد و بدل کردن بسته‌های دیتا بین شبکه‌های کامپیوتری، ترافیک اینترنت را هدایت و تقویت می‌کند. روتر ویپ در واقع یک سخت‌افزار شبکه است که به رایانه‌ها و دستگاه‌های ارتباطی شما، اجازه ارتباط به اینترنت را می‌دهد. این دستگاه شبکه ارتباطی شما را ایمن نگه می‌دارد که برای کسب و کار شما بسیار حیاتی است.

روتر‌ها برای شرکت‌هایی که دارای چندین فضای اداری مشترک هستند، مناسب است. به غیر از امنیت بیشتر برای مرکز تلفن که ناشی از احتمال هک و نشت اطلاعات است، داشتن چندین روتر ویپ، حجم تماس‌ها و ارتباطات را توزیع می‌کند. داشتن این تجهیزات ویپ، برای مشاغلی که روزانه با تماس‌های ورودی و خروجی زیادی روبرو هستند، یک نعمت به حساب می‌آید.

تجهیزات ویپ مرتبط با چنل بانک (Channel Bank)

همان طور که گفته شد، سیستم ویپ سیگنال‌های آنالوگ را به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌کند. این تبدیل آنالوگ به دیجیتال توسط چنل بانک انجام می‌شود. سیگنال‌های دیجیتال، توسط اینترنت و از طریق تلفن ثابت، دسکتاپ، لپ تاپ و غیره منتقل خواهند شد.

کابل اترنت (Ethernet Cable)

تلفن IP با این کابل به اینترنت متصل می‌شود.

آداپتور PoE

یکی دیگر از تجهیزات ویپ در بخش سخت افزاری آداپتور PoE است. در واقع این آداپتور یک انژکتور است که وظیفه تغذیه فیزیکی کابل اترنت را بر عهده دارد. کابل اترنت به پریز و ابزار یا تلفن مورد نظر وصل می‌شود و به وسیله PoE تغذیه شده و شروع به کار می‌کند.

تجهیزات ویپ مرتبط با منبع تغذیه UPS

از جمله تجهیزات ویپ می‌توان به منبع تغذیه UPS اشاره کرد. تماس‌های IP به برق و اتصال به اینترنت نیاز دارند. منبع تغذیه UPS، یک باتری پشتیبان است که در مواقع ضروری و در مواقعی که برق قطع می‌شود، برقراری تماس را ممکن می‌سازد.

تجهیزات ویپ مرتبط با گیت وی

این گیت‌ها به عنوان پلی بین زیرساخت تلفن سنتی و یک شبکه کامپیوتری، می‌باشند. این دستگاه سیگنال‌های تلفن آنالوگ را به SIP و بالعکس تبدیل می‌کند. گیت‌های قوی‌تر، توانایی انجام 256 تماس در یک زمان را دارند.

تجهیزات ویپ مرتبط با هدست

هدست‌ها از امکانات و تجهیزات voip است که استفاده از آن‌ها بستگی به نوع کسب و کار و سلیقه شما دارد. این دستگاه دارای هدفون و میکروفون داخلی است که برقراری هر نوع تماس را به شکل هندزفری امکان‌پذیر می‌کند.

سرور IP PBX

یک سرور مبادله PBX است که به عنوان مرکز استعاری سیستم تلفن شما فعالیت می‌کند. به زبان ساده، این دستگاه یک سرور کامپیوتری است که تماس‌ها را از طریق کانالی مخصوص، هدایت می‌کند تا به اینترنت متصل شوید.

دو روش نصب نرم‌افزار‌ها بر روی تجهیزات ویپ

نرم‌افزار‌های ویپ را معمولاً به یکی از دو روش زیر بر روی تجهیزات voip نصب می‌کنند:

• نرم‌افزار داخلی (On-premise)

نرم‌افزار on-premise به این معنی است که راه حل‌ها بر روی سرور داخلی یا زیر ساخت IT واقع در محل شرکت شما، اجرا می‌شود. با این روش، امنیت و کنترل بیشتری بر روی نرم‌افزار‌های خود خواهید داشت. اما باید هزینه‌های اضافی مدیریت، تعمیر و نگهداری برخی تجهیزات voip و استخدام کارمندان متخصص در حوزه IT را تقبل کنید.

• نرم‌افزار میزبانی شده (Hosted)

نرم‌افزار hosted، به این معنی است که یک ارائه‌دهنده خدمات خارج از سازمان، کنترل و مدیریت سرور شما را بر عهده دارد. شما با استفاده از شبکه ابری به این نرم‌افزار دسترسی دارید و از خدمات آن استفاده می‌کنید. مزیت این انتخاب، مقرون به صرفه‌تر بودن آن نسبت به نرم‌افزار On-premise است و فضای فیزیکی کمتری را در شرکت شما اشغال می‌کند. شما بر اساس نیاز خود به خرید، افزایش یا کاهش خدمات کالسنتر شرکت خود دست می‌زنید. روش Hosted در حال تبدیل شدن به محبوب‌ترین انتخاب برای سازمان‌ها و شرکت‌ها است.

مزایا و کاربرد سیستم ویپ

در ادامه این مقاله به نظر لازم است که توضیحاتی درباره مزایای سیستم ویپ هم گفته باشیم. چرا که احتمالا سوالی که ممکن است برای شما مطرح شود این است که بعد از تهیه تجهیزات ویپ، این امکانات چه مزایایی برای شرکت من خواهد داشت. بنابراین بعد ازاطلاع درباره تجهیزات ویپ، لازم است که مطلبی درباره مزایا و کاربرد سیستم ویپ داشته باشیم.

بسیاری از مردم خرید و تراکنش برنامه‌ریزی شده خود را به دلیل خدمات نامناسب لغو می‌کنند. همین موضوع به ضرر مالی بسیاری از کسب و کار‌ها منجر می‌شود. بنابراین داشتن یک مرکز تماس پویا و مدرن برای مشاغل خرد و کلان از اهمیت بالایی برخوردار است. موارد زیر چند نمونه از مزایای سیستم voip است:

هزینه پایین تماس

برقراری تماس از طریق خطوط تلفن سنتی به این معنی است که یک خط تلفن توسط دو طرف تماس گیرنده، اشغال می‌شود. این موضوع نیاز به خطوط بیشتر را باعث می‌شود که هزینه بر خواهد بود. تماس‌هایی که از خطوط تلفن ثابت و به خصوص از راه دور صورت می‌گیرد، بسیار گران خواهند بود. اما استفاده از سیستم ویپ که مبتنی بر اینترنت است، این مشکل را به نوعی دور می‌زند و هزینه کمتری را به همراه خواهد داشت. به ویژه در مورد تماس‌های بین‌المللی داخلی و خارجی، تجهیزات voip هزینه‌های اضافی کمتری را بر شما تحمیل خواهد کرد.

قابلیت انتقال

چنانچه تجارت شما معطوف به مکان ثابتی نیست، قابلیت موبیلیتی خدمات ویپ یک مزیت ویژه برای شما خواهد بود. در سیستم ویپ، دیگر خبری از سیم کشی فیزیکی تلفن سنتی و داشتن یک خط ثابت نیست و هیچ محدودیت فیزیکی وجود ندارد. با توجه به مزیت ابری بودن این فناوری، شما هر لحظه و در هر مکانی نیاز ارتباطی کسب و کار خود را برطرف خواهید کرد.

سهولت در تماس و مکالمه چند نفره

از دیگر امکانات voip، استفاده از تماس‌های کنفرانس آسان و بدون هزینه اضافی است. اگر همچنان از سیستم تلفن سنتی استفاده می‌کنید، تماس‌های چند نفره با تجهیزات ویژه و البته هزینه‌های اضافی، امکان‌پذیر خواهد بود. اما این موضوع برای مرکز تلفن ویپ، یک ویژگی ساده و عادی محسوب می‌شود. به غیر از تماس‌های کنفرانسی، شما می‌توانید از ویدیو کنفرانس نیز برای تعامل با دیگر شرکت‌ها و مشتریان خود بهره ببرید.

تعامل مناسب با مشتری

در واقع شما هیچ ارتباط و تماسی از طرف مشتری را از دست نخواهید داد. شما می‌توانید در حین صحبت با مشتری خود اسناد مورد نیاز خود یا مشتری را با استفاده از ابزار و نرم‌افزار‌های متنوع، ارسال یا دریافت کنید. با سیستم و تجهیزات ویپ، تماسی از دست نخواهد رفت و در صورت پاسخ ندادن، به موبایل یا لپ تاپ شما منتقل خواهد شد. اسنادی که باید فوروارد شوند در صف دستگاه فکس منتظر نمی‌ماند و با فکس اینترنتی ابری در زمان کوتاهی ارسال می‌شوند.

جمع‌بندی

برای راه‌اندازی مراکز تماس و تهیه تجهیزات ویپ به تمامی مواردی که بیان شد، نیازی نیست و انتخاب هر کدام از آن‌ها به ارائه‌دهنده فناوری voip و البته نیاز کسب و کار شما بستگی دارد. برای مثال، خرید تجهیزات voip همچون مودم و روتر ممکن است ضروری به حساب نیاید و هنگامی که نرم‌افزار ویپ بر روی تجهیزات شما بارگیری شود، امکان تماس وجود خواهد داشت. سرعت و کیفیت اینترنت شما در انتخاب هر کدام از این تجهیزات تأثیر بسزایی دارد. چنانچه بخواهید پهنای باند خود را افزایش دهید، ممکن است به هر کدام از این امکانات نیاز داشته باشید.