در یک نگاه کلی باید گفت که تکنولوژی و خدمات VoIP اصولا صدای شما را به سیگنال دیجیتالی تبدیل می‌کنند تا از طریق شبکه آن صدا را منتقل کنند. وقتی شما با یک شماره تلفن معمولی تماس می‌گیرید، سیگنال قبل از رسیدن به مقصد به سیگنال تلفن معمولی تبدیل می‌شود؛ ولی VoIP می‌تواند به شما این امکان را دهد که مستقیماً از یک رایانه، یک تلفن VoIP یا حتی با یک تلفن معمولی تماس برقرار کنید. علاوه بر این، فناوری و پشتیبانی VoIP به صورت بی‌سیم به شما این امکان را می‌دهد، که از این تلفن استفاده کنید.
شما با استفاده از مزایای خدمات تلفن VoIP نسبت به خطوط تلفن سنتی، از مکالمات خود بهره بیشتری خواهید برد؛ چون این فناوری قابلیت‌های بیشتری نسبت به گوشی‌های آنالوگ دارد. به طور کلی برخی از خدمات پشتیبانی VoIP عبارتند از: استفاده از منشی تلفنی خودکار، ضبط تماس، پاسخگویی اختصاصی، ارسال صوتی به ایمیل. در ادامه ما نگاهی کلی به بحث خدمات تلفن ویپ و پشتیبانی VoIP خواهیم داشت.
پشتیبانی VoIP چیست و چگونه کار می‌کند؟
ویپ یک فناوری اثبات شده است که به افراد اجازه می‌دهد تا تماس‌های تلفنی را بر بستر شبکه برقرار کند. با توجه به بحث پهنای باند، VoIP به بهترین گزینه برای مصرف کنندگان خدمات تلفنی و مشاغل بدل شد. لازم است در اینجا به این نکته اشاره کنیم که VoIP مخفف (Voice over Internet Protocol) است. به معنای روش برقراری و دریافت تماس‌های تلفنی از طریق شبکه. احتمالا همه چیزی در مورد IP شنیده‌ایم، این آدرس پروتکل شبکه شماست. آدرس IP نحوه ارتباط رایانه‌ها و دستگاه‌ها در یک شبکه است که تلفن‌های ویپ بر این اساس کار می‌کنند.
VoIP یک راه مقرون به صرفه برای رسیدگی به تعداد نامحدود تماس است. VoIP از اتصال اینترنتی (شبکه) موجود شما استفاده می‌کند و شما می‌توانید با افراد تماس بگیرید. ارائه‌دهندگان خدمات VoIP بیشتر از آن برای برقراری تماس استفاده می‌کنند. آنها مسیریابی تماس‌های خروجی و ورودی را از طریق شبکه‌های تلفن موجود انجام می‌دهند.
بسیاری از مشاغل و کسب و کارها برای خدمات تلفنی به سخت‌افزار تخصصی نیاز دارند. این تجهیزات به عنوان PBX شناخته می‌شود. این برنامه داخلی تلفن داخلی را به شبکه تلفن عمومی متصل می‌کند. در اینجا لازم است به این نکته اشاره کنیم که اصولا راه‌اندازی و نگهداری سانترال‌ها بسیار پرهزینه است. دلایل زیرساختی فراوانی می‌توان برای این موضوع مطرح کرد. اما در سیستم‌های متکی به فناوری ویپ بخشی از هزینه زیرساختی به صورت خودکار از زنجیره هزینه‌های شما حذف می‌شود. به بیان دیگر VoIP تماس‌های تلفنی شما را به داده تبدیل می‌کند و از طریق شبکه ارسال می‌شود. اگر سیگنال Wi-Fi قوی دارید، می‌توانید از کابل‌های شبکه استفاده کنید. این کار را با هزینه بسیار کمتری نسبت به سیستم‌های تلفن قدیمی انجام می‌دهد.
وقتی شما با یک شماره تلفن معمولی تماس می‌گیرید، سیگنال قبل از رسیدن به مقصد به سیگنال تلفن معمولی تبدیل می‌شود؛ ولی VoIP می‌تواند به شما این امکان را بدهد که مستقیماً از یک رایانه، یک تلفن VoIP یا حتی با یک تلفن معمولی ولی متصل به یک آداپتور ویژه تماس برقرار کنید.
کاربرد VoIP
تکنولوژی ویپ از پروتکل شبکه استفاده می‌کند. تلفن IP یک تغییر و جهش تکنولوژی در سیستم مخابراتی صد ساله است. برای تماس‌های تلفنی، مکالمه با استفاده از بسته‌های داده کوچک رد و بدل می‌شود. شبکه بسته‌های داده را در کمتر از یک ثانیه و بودن قطع و وصلی به تمام جهان ارسال می‌کند. برای تلفن بر بستر شبکه، این بسته‌ها بین تلفن شما و یک ارائه‌دهنده VoIP حرکت می‌کنند. در اینجا نحوه کار VoIP در در چهار مرحله، به صورت ساده توضیح داده می‌شود:
- ابتدا تلفن شما به سوئیچ یا روتر در شبکه محلی (LAN) متصل می‌شود.
- وقتی شماره تلفنی را شماره‌گیری می‌کنید، تلفن IP شما به ارائه‌دهنده خدمات VoIP می‌گوید که با طرف مقابل تماس بگیرد.
- سرویس VoIP شما تماس را برقرار می‌کند و بسته‌های داده را از تلفن IP شما مبادله می‌کند.
- تلفن VoIP شما این سیگنال‌های دیجیتال را دوباره به صدایی که می‌توانید بشنوید تبدیل می‌کند.
پروتکل صدا از طریق شبکه به طور کامل شرکت تلفن را دور می‌زند. هر جا که اتصال شبکه و پهنای باند دارید، می‌توانید از VoIP استفاده کنید. این یک ارتقاء قابل توجه از یک سیستم تلفن آنالوگ است.
مهمترین خدمات VoIP
در اینجا محبوب‌ترین ویژگی‌های VoIP که بیشتر مشاغل و افراد از استفاده از آنها لذت خواهند برد، را با هم بررسی می‌کنیم. این ویژگی‌های تلفن تجاری بسته به نیاز شما کم و بیش اهمیت خواهند داشت.
منشی تلفنی هوشمند
با منوی تلفن که به تماس‌های دریافتی خوش‌آمد می‌گوید، یک تصویر حرفه‌ای بسازید. اگر با یک شرکت تماس گرفته‌اید و اپراتور شما را مجبور کرده است که مثلاً 1 را برای فروش، 2 را برای پشتیبانی فشار دهید، شما از خدمه خودکار استفاده کرده‌اید. یک منشی تلفنی به شما کمک می‌کند تا تماس گیرندگان را به شخص یا بخش مناسب هدایت کنید. حتی می‌توانید خارج از ساعات کاری تماس‌ها را به پست صوتی خود یا جا‌های دیگر فوروارد کنید.
برنامه‌های موبایل و دسک‌تاپ
با این فناوری ، تماس‌ها را از دست نخواهید داد؛ حتی زمانی که در دفتر کار خود نیستید، چندین ارائه‌دهنده خدمات VoIP با یک برنامه رایانه‌ای و دستگاه تلفن همراه شما خدمات مورد نیاز را ارائه می‌دهند. این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند تماس تلفنی برقرار کنید، به تماس‌های کنفرانسی بپیوندید، پیام‌های متنی مبادله کنید و خدمات مختلف دیگر را دریافت کنید.
کیفیت بالای تماس
تقریباً هیچ چیز بدتر از این نیست که از تماس گیرندگان بخواهیم که مطلب خودشان را تکرار کنند. HD Voice کیفیت صدا را در تماس‌های تلفنی شما افزایش می‌دهد. این فناوری VoIP باعث می‌شود صدای تماس‌های تلفنی دو برابر واضح‌تر از یک تماس تلفنی استاندارد باشد. برای شنیدن صدای واضح‌تر، بسیاری از هدست‌ها و تلفن‌های VoIP قابلیت حذف نویز را ارائه می‌دهند. این کیفیت صدا، حتی برای تماس‌های طولانی مدت قابل توجه است.
ارتباطات یکپارچه
VoIP گردش کار تیم شما را از طریق مفهومی به نام ارتباطات یکپارچه (UC) ارتقا می‌دهد. که به جای استفاده از چندین برنامه متفاوت، پلت فرم ارتباطی شرکت شما کاملاً یکپارچه شده است. به این ترتیب ارتباط کارکنان با یکدیگر و مشتریان آسان‌تر شده است. و شما حتی می‌توانید تماس‌ها را بین دستگاه‌های تلفن همراه نیز برگردانید.
رمزگذاری تماس و امنیت بالای VoIP
امنیت VoIP برای صاحبان مشاغل مهم است. تماس‌های تلفنی در بیشتر مواقع حاوی اطلاعاتی مهم و محرمانه‌ای هستند که شما باید از این دارایی‌ها محافظت کنید، در غیر این صورت ممکن است برای شما هزینه داشته باشد. VoIP ایمن و امن است؛ حتی اگر بسته‌های داده از طریق شبکه حرکت کنند. سیستم‌های تلفن IP دارای امنیت داخلی هستند. از ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود در مورد رمزگذاری تماس بپرسید. فناوری‌های VoIP شنود را تقریبا غیر ممکن می‌کنند و مانند TLS و SRTP داده‌های تماس را درهم می‌کشند که باعث امنیت بالای آن است.
ضبط مکالمات
از جمله خدمات VoIP می‌توان به ضبط مکالملت اشاره کرد. شما می‌توانید از سیستم تلفن خود برای ضبط تماس‌های تلفنی بین مشتریان و کارکنان خود استفاده کنید. ضبط تماس‌ها از طریق سیستم تلفن شما زمینه‌هایی را برای برای بهبود روند کاری کار کنان شما نشان می‌دهد. که موجب، ایمنی بیشتر می‌شود، بنابراین فقط پرسنل مجاز می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. ضبط تماس VoIP دارای مزیتی است که برای طرفین غیرقابل شناسایی است. همچنین بر خلاف سیستم‌های PBX تلفن ثابت، به سخت‌افزار اضافی نیاز ندارد.
یک سیستم تلفن VoIP تماس بین تلفن‌های دیگر یا با یک شرکت تلفن دیگر را تسهیل می‌کند.
طراحی یک مرکز تماس VoIP
داشتن یک سیستم تلفن تجاری به کسب و کار شما اعتبار و اطمینان می‌بخشد. با این حال، همه ارائه‌دهندگان یکسان نیستند. برای تصمیم‌گیری در مورد انتخاب بهترین خدمات تلفن تجاری، در ابتدا به نیاز‌های تجاری خاص خود توجه داشته باشید و سپس آن را انتخاب کنید. هنگام انتخاب طرح تلفن برای شرکت خود، باید تصمیم بگیرید که چه اهدافی دارید و به نیاز‌های امروز، فردا و چند سال آینده خود فکر کنید. موارد زیر را مورد توجه قرار دهید:
- نیاز‌هایی که در حال حاظر دارید و شاید در آینده با آنها مواجه شوید
- حجم تماس ورودی
- منابع و کارکنان فعلی
- قابلیت Voice over IP
- نیاز‌های ویدئو کنفرانس
با توجه به میزان تماس‌های خود طرح VoIP را مشخص کنید. اگر تیمی دارید که به تماس با مشتریان احتمالی یا پشتیبانی از مشتریان اختصاص داده شده است، ممکن است کاندیدای خوبی برای یک سیستم تلفن مجازی باشید. به مقیاس‌پذیری فکر کنید تا کسب و کار کوچک شما بتواند به طور یکپارچه رشد کند.
به‌طور کلی، سرویس مرکز تماس، بستری برای مدیریت حرفه‌ای اپراتورها و دپارتمان‌ها، وضعیت فعالیت پرسنل، شیفت‌های کاری، ورود کاربر به صف تماس و نظارت بر عملکرد مجموعه را در اختیار شما قرار می‌دهد.
سخن پایانی: نکاتی برای انتخاب بهترین ارائه‌دهنده خدمات VoIP
در اینجا چندین ویژگی وجود دارد که باید در ارائه‌دهنده خدمات تلفن VoIP به دنبال آنها باشید:
- قابلیت اطمینان اثبات شده با حداقل زمان خرابی
- سازگار با شبکه شما
- پشتیبانی زنده 24 ساعته
- مراکز داده متعدد و اضافی
- تجربه فروش بدون فشار
- خدمات حرفه‌ای اختیاری
خدمات VoIP
هنگامی که یک ارائه‌دهنده VoIP دارید، در مورد موارد ویژه موجود حتماً از متخصص بپرسید. بسته به تعهد خود، می‌توانید واجد شرایط یک تلفن VoIP تجاری رایگان یا یک تخفیف سنگین باشید. برای اکثر مردم، VoIP مزیت‌های بیشتری نسبت به خطوط ثابت آنالوگ دارد. VoIP می‌تواند به کاربران خود بهترین و باارزش‌ترین خدمات را در کنار، صرفه‌جویی در هزینه ارائه دهد. شما با خدمات VoIP می‌توانید، تا 65٪ در قبض تلفن تجاری خود صرفه‌جویی کنید. شما همچنین می‌توانید، با شماره‌های محلی، راه دور، تلفن همراه و بین‌المللی تماس بگیرید. همچنین، در حالی که برخی از خدمات VoIP فقط روی رایانه شما یا یک تلفن VoIP خاص کار می‌کنند، اما سایر خدمات به شما این امکان را می‌دهند، با استفاده از یک تلفن سنتی متصل به آداپتور VoIP استفاده کنید. برای به دست آوردن اطلاعات کامل در خصوص مسائل مالی مرتبط با سیستم ویپ به مقاله “راهنمای خرید نرم افزار ویپ” مراجعه کنید.
نیازمندی‌های VoIP
- تغییر در شماره تلفن تماس‌های ورودی یا خروجی بسته به نیاز
- تغییر در منشی تلفنی هوشمند
- آرشیو دیتاهای گذشته و کاهش حجم سرور
- قطعی‌های احتمالی در خطوط شهری آنالوگ، و یا خط‌های سیپ دیجیتال
- آپدیت و به روزرسانی سیستم عامل سرور یا فریمور گوشی‌های تلفن
- تقویت زیر ساخت و توسعه سیستم تلفنی فعلی و افزایش شعب
- افزایش یا کاهش تعداد داخلی‌ها یا تغییر نام آنها
این موارد تنها بخشی از مهمترین مشکلات سازمان‌ها و شرکت‌های دارای VOIP است که با آنها درگیر هستند و لذا نیازمند کارشناسی متخصص در این حوزه می‌باشند تا این مشکلات را مرتفع سازند.
