همانطور که می‌دانید، ویپ (VoIP) فناوری است که به شما امکان می‌دهد تا ارتباطات تلفنی کسب و کار خود را به شیوه‌ای مدرن بر بستر شبکه یا اینترنت منتقل کنید. در واقع نرم افزار VoIP به شما این امکان را می‌دهد تا به جای استفاده از سیستم‌های تلفن سنتی، از مدرن‌ترین سیستم‌های تلفنی برای برقراری تماس استفاده کنید.
قیمت نرم افزار ویپ چگونه تعیین می‌شود؟ این سوالی است که بسیاری از مدیران مرکز تماس سازمان‌ها و شرکت‌ها هنگام خرید نرم افزار ویپ یا به طور کلی، راه اندازی مرکز تماس با آن مواجه می‌شوند. احتمالا اگر شما هم جزو این دسته از افراد باشید این سوال برای شما مطرح می‌شود که اساسا هنگام خرید نرم افزار ویپ به چه مواردی باید توجه کرد. بحث هزینه و دغدغه‌های مربوط به آن با توجه به شرایط فعلی جامعه یک مسئله مهم و ضروری است.
ما در این مقاله می‌خواهیم درباره هزینه نرم افزار ویپ و نکات لازم برای خرید نرم افزار ویپ صحبت کنیم. بنابراین اگر شما هم به دنبال این هستید تا در خصوص هزینه راه اندازی نرم افزار ویپ اطلاعات مناسبی به دست آورید این مقاله به‌عنوان جامع‌ترین راهنمای خرید نرم افزار ویپ، می‌تواند پاسخگوی نیاز شما باشد.
اهمیت استفاده از نرم افزار ویپ
پیش از آنکه به چگونگی تعیین قیمت نرم افزار ویپ و همچنین بحث خرید نرم افزار ویپ بپردازیم، می‌خواهیم از اهمیت نرم افزار ویپ صحبت کنیم. به طور کلی این نرم افزار از تکنولوژی ویپ برای انتقال صدا استفاده می‌کند. در مورد چیستی فناوری ویپ به طور کامل در مقالات قبلی مجله الوویپ صحبت کرده‌ایم. شما می‌توانید به این مقاله “ویپ چیست؟ راهنمای شناخت سیستم Voip” مراجعه کنید. اما نکته‌ای که در اینجا لازم است به آن اشاره کنیم این است که فناوری ویپ بروزترین تکنولوژی دنیاست که برای مرکز تماس می‌توان از آن استفاده کرد. امکانات مختلفی که این سیستم در اختیارتان قرار می‌دهد به شما کمک می‌کند تا بر همه جنبه‌های مرکز تماس خود اشراف داشته باشید.
شما با خرید نرم افزار ویپ می‌توانید چالش‌های پیش روی سازمان خود که مربوط به مرکز تماس است را حل و فصل کنید. در اینجا نمی‌خواهیم بیش از این از موضوع اصلی خود یعنی چگونگی تعیین قیمت نرم افزار ویپ خارج شویم.
به همین دلیل برای کسب اطلاعات بیشتر شما را به مقاله “امکانات سامانه ویپ برای شرکت ها و سازمان ها” ارجاع می‌دهیم. اکنون در بحث راهنمای خرید نرم افزار ویپ، می‌توانیم به ادامه بحث چگونگی خرید نرم افزار ویپ و همچنین قیمت نرم افزار ویپ بپردازیم.
2 عامل مهم در تعیین قیمت نرم افزار ویپ(Voip)
اصولاً از دو زاویه می‌توان به موضوع قیمت نرم افزار ویپ نگاه کرد. یکی بحث تجهیزاتی که یک نرم افزار برای بهره‌برداری لازم دارد و دیگری امکاناتی که در اختیار شما قرار می‌دهد. هنگام خرید نرم افزار ویپ باید به تمام این موارد توجه کنید تا بتوانید یک انتخاب ایده‌آل برای مرکز تماس خود داشته باشید. بنابراین برای بررسی قیمت نرم افزار ویپ باید به تجهیزات و امکانات آن بپردازیم.
1- تجهیزات مورد نیاز
در این بخش برخی از مهم‌ترین تجهیزاتی که برای خرید نرم افزار ویپ و استفاده از آن لازم و ضروری است را با هم بررسی خواهیم کرد. نوع تجهیزاتی که مورد استفاده در تعیین قیمت نرم افزار ویپ موثر خواهد بود.
-
زیرساخت شبکه
به دلیل نوع فناوری مورد استفاده، پیش از هر چیز برای خرید نرم افزار ویپ ابتدا نیاز به یک زیرساخت شبکه دارید. نرم افزارهای مختلف در این مورد به پهنای باند مختلفی نیاز دارند. این موضوع اساسا به نوع کاربری، میزان استفاده و به طور کلی حجم تماس‌های ورودی و خروجی و بزرگی سازمان شما بستگی دارد. اما اگر بخواهیم یکی از تجهیزات مورد نیاز شما برای خرید نرم افزار مرکز تماس را بگوییم باید به این نکته اشاره کنیم که انتقال صدا دست‌کم نیاز به یک پهنای باند حداقلی دارد. موضوعی که باید به آن توجه کرد این است که این شبکه‌ای که در بحث هزینه و قیمت نرم افزار ویپ صبحت کردیم، می‌تواند همان شبکه فعلی کامپیوترهای شما باشد. به بیان دیگر شما در این حالت نیازی به هزینه مازاد برای ایجاد زیرساخت مجزا نخواهید داشت.
در همین‌جا می‌توان اولین قدمی که خرید نرم افزار ویپ برای کاهش هزینه‌های شما برخواهد داشت را پیدا کرد. بنابراین برای استفاده از این فناوری شما دیگر نیازی به سیم‌کشی مجدد برای تلفن‌های خود نخواهید داشت. این موضوع گاها در سازمان‌ها، خصوصا شرکت‌های نوپا یا در حال توسعه مشکل آفرین بوده است. موردی دیگری که در تعیین قیمت نرم افزار ویپ مورد اهمیت است پشتیبانی این نرم افزار از خطوط مخابراتی است. طبیعتا برای ارتباط با بیرون از سازمان خود شما نیاز به یک خط مخابراتی دارید. معمولا یک نرم افزار ویپ ایده‌آل که متناسب با شرایط کشور ما طراحی شده باشد، از تمام خطوط مخابراتی پشتیبانی می‌کند و شما احتیاجی به ایجاد یک خط خاص نخواهید داشت.
-
سرور و هسته مرکزی
از دیگر تجهیزاتی که در خرید نرم افزار ویپ باید به آن توجه کنید، سرور و هسته مرکزی است. این موضوع در هرینه‌ها و قیمت نرم افزار ویپ تاثیرگذار خواهد بود. به بیان دیگر شما برای استفاده از فناوری ویپ، علاوه بر زیرساخت شبکه به یک سرور و هسته مرکزی نیاز خواهید داشت. مرکز تماس شما در این مرحله نیاز به وجود یک سرور و هسته مرکزی برای پردازش داده‌ها دارد. اینکه سرور و هسته مرکزی شما چگونه باشد بستگی به میزان استفاده شما و حجم اطلاعات ناشی از تماس‌های ورودی و خروجی سازمان شما باشد. البته باید به این نکته توجه کرد که این سرور می‌تواند یکی از کامپیوترهای مجموعه شما که حداقل 8 گیگ رم و CPU Corei5 داشته باشد.
-
تلفن‌ها و کامپیوترها
مورد بعدی که در خرید نرم افزار ویپ و هزینه و قیمت نرم افزار ویپ باید به آن توجه کرد، تجهیزات ثانویه است. این تجهیزات شامل تلفن و کامپیوترهای معمول و عادی خواهد بود. طبیعتا این موارد در هر شرکتی پیدا خواهند شد اما ما برای تاکید بیشتر و برای اینکه شما در برآورد هزینه‌های خود دقیق باشید به این مورد هم اشاره کردیم. باید به این موضوع اشاره کرد این است که اگر می‌خواهید از نرم افزار ویپ بر روی کامپیوترهای خود استفاده کنید، بهتر است یک هدست هم برای آن تهیه کنید. اما اگر از تلفن‌های ویپ استفاده می‌کنید طبیعتا احتیاج به چیز بیشتری نخواهید داشت.
اکنون که نگاهی کلی به تجهیزات مورد نیاز داشتیم، وقت آن است که برخی از مهم‌ترین امکانات این نرم افزار را هم با هم بررسی کنیم تا دید بهتری در خصوص قیمت نرم افزار ویپ به دست آورید.
هنگام خرید نرم افزار ویپ به چه مواردی باید توجه کنیم.
2- امکاناتی که با خرید نرم افزار ویپ به دست خواهید آورد
برای اینکه شناخت دقیق‌تری نسبت به قیمت نرم افزار ویپ به دست آورید امکانات این نرم افزار را به چهار قسمت تقسیم خواهیم کرد. امکانات مرتبط با سیستم تلفنی، مرکز تلفن، باشگاه مشتریان و امکانات مرتبط با اطلاع‌رسانی انبوه تلفنی چهار قسمتی است که به تفکیک می‌خواهیم آن‌ها را بررسی کنیم.
-
امکانات مرتبط با سیستم تلفنی
از جمله مسائلی که در تعیین قیمت نرم افزار ویپ موثر است، امکانات مربوط به سیستم تلفنی است. اصولا یک نرم افزار ویپ ایده‌آل به گونه‌ای طراحی شده است که ساختار مرکز تماس شما را بر بستر ویپ مدیریت کند و به همین دلیل امکانات قابل توجهی در اختیارتان قرار می‌دهد. شما از طریق سیستم تلفنی نرم افزار ویپ قادر خواهید بود مسائل مرتبط با داخلی‌ها، ترانک‌ها، مسیرهای خروجی و ورودی، گروه‌بندی تماس‌ها و شرط‌های مدیریت کنید. همچنین ایجاد اتاق کنفرانس تلفنی، پاسخگویی به تماس‌ها در صورت نبود اپراتور و ضبط مکالمات بخشی دیگر از امکانات سیستم تلفنی است.
به طور خلاصه مهم‌ترین امکانات سیستم تلفنی که هنگام خرید نرم افزار ویپ باید به آن توجه کنیم، به قرار زیر خواهند بود:
- کنفرانس تلفنی سه نفره
- شرط‌های زمانی برای پاسخگویی
- ضبط مکالمات
- مدیریت مسیرهای ورودی و خروجی تماس‌ها
- وجود منشی تلفنی هوشمند
- ایجاد گروه‌های مختلف تماس
این امکانات که اتفاقاً در قیمت نرم افزار ویپ نقش دارند، باعث می‌شوند تا خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید و در هر شرایطی پاسخگوی نیاز آن‌ها باشید.
-
امکانات مرتبط با مرکز تماس
مورد دیگری که در تعیین قیمت نرم افزار ویپ موثر است بحث مربوط به امکانات مرکز تماس است. برای مدیریت هوشمندانه مسائلی همچون صف‌های تماس کاربران و اولویت آن‌ها، اعلام اپراتور و توزیع تماس شما می‌توانید از سیستم مرکز تماس استفاده کنید. برای بررسی نظر مشتریان و اطلاع از میزان رضایت آن‌ها نرم افزار ویپ قابلیت نظرسنجی در صف های تماس یا در پایان تماس را برای شما ایجاد کرده است. از جمله ویژگی‌های دیگر می‌توان به قابلیت درخواست کمک اشاره کرد که در آن اپراتور در زمان ارتباط با مشتریان می‌تواند از مدیر یا همکار خود درخواست کمک کند و از وی در حین تماس مشورت بگیرد. برای یک انتخاب مناسب بهتر است هنگام خرید نرم افزار ویپ به این امکانات توجه لازم را داشته باشید. در این بخش مهم‌ترین امکانات موثر در تعیین قیمت نرم افزار ویپ عبارتند از:
- توزیع تماس بین شعب و واحد‌های مختلف
- اتصال مجدد به اپراتور در صورت قطع تماس
- ارسال پیامک
- قابلیت شنود مکالمات و نجوا با اپراتور
- درخواست کمک اپراتور از مدیر و همکاران در حین تماس
- ایجاد انواع نظرسنجی
- مدیریت هوشمندانه صف‌های تماس
-
امکانات مرتبط با باشگاه مشتریان
یکی دیگر از امکاناتی که با خرید نرم افزار ویپ به دست خواهید آورد، یک فرآیند مشتری مداری ایده‌آل است. در خصوص اهمیت فرایند مشتری‌مداری در مرکز تماس، پیشنها می‌کنیم مقاله “پشتیبانی ویپ؛ نقش باشگاه مشتریان تلفنی در مشتری مداری” را مطالعه کنید. سیستم باشگاه مشتریانی که با خرید نرم افزار ویپ در اختیارتان قرار می‌گیرد، شما را قادر می‌سازد که مرکز تماس خود را با نرم افزار CRM مرتبط سازید. از طریق این یکپارچه‌سازی می‌توانید مسائلی همچون شناسایی و احراز هویت مشتری، انتقال هوشمند تماس‌ها به کارشناس پرونده، اعلام وضعیت سفارش و بررسی وضعیت قراردادها را برای مرکز تماس خود فراهم کنید. حتی این قابلیت وجود دارد که مانده حساب کاربر را اعلام کنید و بر اساس درخواست کاربر لینک پرداخت برای وی پیامک شود. بنابراین مهم‌ترین امکانات موثر در تعیین قیمت نرم افزار ویپ مربوط به بحث مشتری‌مداری عبارتند از:
- اعلام مانده حساب به مشتری
- بررسی وضعیت قرارداد مشتریان
- اعلام وضعیت سفارش‌ها به مشتری
- شناسایی و احراز هویت مشتری در زمان تماس
- انتقال هوشمند تماس‌ها به کارشناس پرونده مشتری
- امکان پرداخت و تسویه حساب
-
امکانات مرتبط با اطلاع رسانی و تبلیغات انبوه
از دیگر امکاناتی که در بحث قیمت نرم افزار ویپ باید به آن اشاره کرد، قابلیت اطلاع رسانی و تبلیغات انبوه تلفنی آن است. این ویژگی، دست شما را در بسیاری از موارد باز خواهد گذاشت. اگر به درستی و به شکل هوشمندانه‌ای از آن استفاده شود می‌تواند برای شما مفید و موثر باشد. به کمک تبلیغات انبوه تلفنی، می‌توانید هر نوع پیام صوتی را ضبط کرده و مطابق یک لیست (که توسط شما تعیین می‌شود)، برای مخاطبان مدنظر خود ارسال کنید. با اطلاع‌رسانی و تبلیغات رفت و برگشتی به کمک سرویس تبلیغات انبوه تلفنی می‌توانید امکان نظرسنجی را برای مشتریان خود فراهم سازید. به طور خلاصه مهم‌ترین امکانات اطلاع رسانی و تبلیغات انبوه که در تعیین قیمت نرم افزار ویپ باید به آن توجه کنیم، به قرار زیر خواهند بود:
- تبلیغات رفت و برگشتی
- اطلاع رسانی
- ارسال نامحدود پیام
- امکان گزارش‌گیری از پیام‌ها
- ارسال به لیست‌های دلخواه
- ایجاد نظرسنجی
- قابلیت دریافت پیام صوتی
سخن پایانی: چگونه قیمت نرم افزار ویپ را بررسی کنیم؟
در راهنمای خرید نرم افزار ویپ و مسائلی که مرتبط با قیمت نرم افزار ویپ است باید به دو مورد توجه داشت. یکی تجهیزاتی که برای بهره‌برداری از این نرم افزار، مورد نیاز شماست و دیگری امکاناتی است که این نرم افزار می‌تواند برای شما به ارمغان بیاورد. به طور کلی به کمک نرم افزار مدیریت مرکز تماس ویپ می‌توانید فروش، خدمات و پشتیبانی را به شکل هوشمندانه‌ای مدیریت کنید.
سرویس‌های نرم افزار مدیریت مرکز تماس این قابلیت را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهند تا علاوه بر بحث فروش و بازاریابی، آگاهانه به مشتریان خود خدمات و میزان رضایت آن‌ها را افزایش دهند. شما می‌توانید حجم بالای تماس‌های خود را مدیریت کنید و در کمترین زمان ممکن پاسخگوی تماس‌گیرندگان باشید. این مسائل نقش مهمی در بحث هزینه‌های کلان شرکت و سازمان شما خواهد داشت. به همین دلیل است که اگر دید مناسبی نسبت به قیمت نرم افزار ویپ داشته باشید، باید به آن‌ها توجه کنید.
اصولا با خرید نرم افزار ویپ شما دیگر هیچ محدودیتی برای مدیریت شعب مختلف خود ندارید و می‌توانید کل مجموعه را بدون محدودیت جغرافیایی و زمانی مدیریت کنید. مسئله‌ی دیگری که در تعیین قیمت نرم افزار ویپ موثر خواهد بود بحث تجربه کاربری یا ux نرم افزار است. شما به کمک یک نرم افزار مدیریت مرکز تماس ویپ در هر لحظه قادر خواهید بود که کلیه اطلاعات مرکز تماس خود را در یک داشبورد گسترده مشاهده کنید. از تعداد تماس‌ها، اپراتورهای فعال و کاربران در صف انتظار گرفته تا میانگین زمان انتظار کاربر و زمان مکالمه با اپراتورها در اختیار شما قرار می‌گیرد.
مورد دیگر در در هنگام خرید نرم افزار مرکز تماس و به طور کلی بحث هزینه‌ها و قیمت نرم افزار ویپ باید به آن توجه کرد، مسئله مشتری مداری است. شما با خرید نرم افزار ویپ می‌توانید مشتریان خود را گروه‌بندی کنید و با برقراری ارتباط با سیستم CRM، هنگام تماس افراد با مجموعه اطلاعات لازم آن‌ها را در دست داشته باشید. دسترسی به پرونده مشتریان این امکان را به شرکت‌ها می‌دهد تا توان بیشتری برای ارائه خدمات و در نتیجه فروش بیشتری داشته باشند.
بنابراین پیشنهاد می‌کنیم اگر به دنبال شناخت دقیق از مسئله قیمت نرم افزار ویپ هستید، تمام مسائل گفته‌شده در این راهنمای خرید نرم افزار ویپ را در نظر داشته باشید. در پایان پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاع از قیمت بسته‌های مركز تماس الوویپ، حتما به صفحه خرید ویپ (Voip) مراجعه نمائید. احتمالاً شما را در خرید نرم افزار ویپ کمک خواهد کرد.
