امکانات سامانه ویپ برای کسب و کارها چیست؟ چرا سازمان‌ها و شرکت‌ها تمایل به خرید سامانه ویپ برای مرکز تماس خود دارند؟ اساسا وقتی یک شرکت در حال راه اندازی یک مرکز تماس است با مجموعه‌ای از این سوالات روبرو می‌شود. اگر بخواهیم به طور خلاصه به این سوال پاسخ دهیم که خرید سامانه ویپ و امکانات و قابلیت‌های آن چه کمکی به شما می‌کند باید بگوییم که سامانه ویپ روند مدیریتی شما را متحول می‌کند. به عبارتی دیگر امکانات سامانه ویپ برای یک مجموعه اعم از بزرگ یا کوچک به صورتی است که باعث رشد و گسترش شرکت می‌شوند. اما این امکانات و قابلیت‌ها چیستند و چگونه به ما در مدیریت مجموعه‌مان کمک می‌کنند؟ ما در این مقاله می‌خواهیم به پاسخ این سوالات بپردازیم. اگر شما به دنبال راه‌اندازی مرکز تماس هستید و قصد خرید سامانه ویپ را دارید این مقاله می‌تواند برای شما مفید باشد.
ویپ چیست؟
قبل از اینکه به توضیح امکانات سامانه ویپ بپردازیم بهتر است ابتدا تعریفی از ویپ داشته باشیم. پس به این سوال پاسخ می‌دهیم که ویپ چیست؟ ویپ (VoIP) به معنی انتقال صدا بر بستر شبکه یا Voice Over Internet Protocol است. با خرید سامانه ویپ صدای آنالوگ را به صفر و یک تبدیل و به صورت دیجیتال در بستر شبکه منتقل خواهید کرد. یعنی صدا توسط ویپ به یک ساختار دیجیتال تبدیل می‌شود و سپس این اطلاعات در شبکه به سرور ویپ انتقال می‌یابد. سامانه ویپ هم پس از تشخیص تماس خروجی یا ورودی این اطلاعات را به گیت‌وی ویپ یا تلفن ارسال می‌کند. در کنار مسائل مرتبط با امکانات سامانه ویپ ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که تلفن ویپ چه تفاوتی با سانترال دارد. پیشنها می‌کنیم در این خصوص مقاله “تفاوت ویپ و سانترا چیست؟” را مطالعه کنید.
با خرید سامانه ویپ به چه امکاناتی دسترسی خواهیم داشت؟
اکنون که تعریفی دقیق از ویپ ارائه شد زمان آن رسیده است به سراغ امکانات سامانه ویپ برویم تا شما هنگام خرید سامانه ویپ بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید. در اینجا لازم است بگوییم که ما به برخی از مهم‌ترین امکانات سامانه ویپ خواهیم پرداخت و سایر امکانات سامانه ویپ را در مقالات دیگری بررسی خواهیم کرد. ما این قابلیت‌ها و امکانات را به چهار بخش تقسیم خواهیم کرد.
باید توجه داشت که مزایای خرید سامانه ویپ دقیقا به همین قابلیت‌ها وابسته است و چنین مسائلی شرکت‌ها را به خرید سامانه ویپ ترغیب می‌کند.
امکانات سامانه ویپ در سیستم تلفنی
یکی از امکانات سامانه ویپ برای کسب‌و‌کارها مربوط به سیستم تلفنی مجموعه‌هاست. زمانی که اپراتور در حال گفت و گو با مشتری است شما با کمک سرویس کنفرانس تلفنی می‌توانید به همراه اپراتور خود با مشتری وارد مذاکره شوید. به عبارتی دیگر شما با خرید سامانه ویپ می‌توانید با تشکیل یک اتاق کنفرانس تلفنی کارشناس و نماینده مرکز تماس خود را در گفت‌و‌گوها همراهی کنید. مورد بعدی از امکانات سامانه ویپ در یک سیستم تلفنی اجرای شرط‌های زمانی است.
با خرید سامانه ویپ می‌توانید برای شرایطی مانند زمان استراحت پرسنل یا خارج از ساعات کاری که قادر به پاسخگویی تماس‌ها نیستید، پیامی را از قبل ضبط کنید و برای تماس‌گیرنده پخش کنید. امکانات سامانه ویپ در یک سیستم تلفنی به همین موارد ختم نمی‌شود و شما با خرید سامانه ویپ به طور کامل باعث تغییر و تحول در ساختار مجموعه خود خواهید شد. به طور کلی مهم‌ترین امکانات ویپ در یک سیستم تلفنی عبارتند از:
- مدیریت داخلی‌ها و ترانک‌ها در سیستم تلفنی
- مدیریت مسیرهای خروجی و ورودی
- منشی تلفنی
- مدیریت گروه‌های تماس
- ضبط مکالمات انجام شده در سیستم تلفنی
- ایجاد شرط‌های زمانی
- سیستم مرا دنبال کن
- سیستم کنفرانس تلفنی
امکانات سامانه ویپ در مرکز تلفن
از دیگر امکانات سامانه ویپ می‌توان به مسائل مرتبط با مدیریت مراکز تماس اشاره کرد. از جمله مهم‌ترین این موارد مربوط به مدیریت صف‌های تماس است.شما با خرید سامانه ویپ این امکان را دارید تا صف‌های تماس خود را بر اساس تعداد کاربران در صف انتظار، اولویت اتصال به اپراتور بر حسب نوع مشتری و همچنین پیش‌شماره تلفن کاربر مدیریت کنید. این موضوع برای همه سازمان‌ها و شرکت‌ها از جمله کلینیک‌ها، بیمارستان‌ها و مراکز درمانی بسیار موثر است. همچنین با خرید سامانه ویپ در زمان اتصال کاربر امکان اعلام اپراتور را خواهید داشت و در پایان تماس می‌توانید نظرسجی داشته باشید. از جمله مهم‌ترین امکانات سامانه ویپ در مراکز تماس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت صف‌های تماس و اولویت‌بندی آنها
- ایجاد نظرسنجی تلفنی در شرایط مختلف
- سیستم اتصال مجدد به اپراتورها
- درخواست کمک اپراتور
- سیستم شنود و نجوا اپراتورها
- سیستم درخواست تماس از سوی کاربران
- توزیع تماس به صورت هوشمند بر اساس سناریو تعیین‌شده
- امکان ارسال پیامک به مشتریان
امکانات سامانه ویپ در مشتری‌مداری
یکی دیگر از امکانات سامانه ویپ قابلیت یکپارچه‌سازی آن با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان است. شما با خرید سامانه ویپ و از طریق یکپارچه‌سازی سامانه ویپ با CRM می‌توانید مشتریان را شناسایی کنید و متناسب با آن سناریوهایی مختلفی برای مرکز تماس خود تعریف کنید. با خرید سامانه ویپ شما قادر خواهید بود تا مشتریان قدیمی خود را هنگام تماس به صورت خودکار به واحد پشتیبانی یا اپراتورهای خاصی منتقل کنید. همچنین می‌توان این قابلیت را ایجاد کرد که بعد از شناسایی، مشتریان قدیمی در صف تماس منتظر نمانند که این موضوع در برخی سازمان‌ها مانند آژانس‌های هواپیمایی و شرکت‌های گردشگری بسیار مفید خواهد بود.
این امکان وجود دارد که وضعیت سفارش مشتری و وضعیت مانده حساب را به وی اعلام کرد و پس از اعلام مانده حساب امکان پرداخت را برای کاربر فراهم نمایید. شما با خرید سامانه ویپ برای مجموعه خود می‌توانید شرایط مشتری‌مداری سازمان خود را بهبود دهید و به شکل موثر‌تری با مشتریان خود در ارتباط باشید. به طور کلی خرید سامانه ویپ امکانات زیر را در زمینه مشتری‌مداری در اختیار شما قرار می‌دهد:
- شناسایی و احراز هویت مشتری
- انتقال هوشمند تماس به کارشناس پرونده
- انتقال هوشمند تماس به مسئول سفارش
- اعلام وضعیت سفارش
- بررسی وضعیت قرارداد
- اعلام مانده حساب
- پرداخت مانده حساب
- منشی تلفنی پویا
قابلیت‌های سامانه ویپ در تبلیغات تلفنی
موضوعی که در آخر می‌خواهیم به آن اشاره کنیم امکانات سامانه ویپ در زمینه تبلیغات تلفنی است. شما با خرید سامانه ویپ می‌توانید برای مشتریان خود به صورت انبوه پیام صوتی تبلیغاتی ارسال کنید.با خرید سامانه ویپ می‌توانید از هر وسیله‌ای که قابلیت ضبط صدا را دارد، از رکوردرهای پیشرفته گرفته تا یک گوشی موبایل معمولی، استفاده کنید. شما می‌توانید فایل صوتی را در سامانه ویپ بارگذاری کرده و از آن برای ارسال تبلیغات انبوه تلفنی استفاده کند.
امکانات سامانه ویپ در تبلیغات تلفنی به همیجا ختم نمی‌شود و این امکان برای شما ایجاد می‌شود تا تبلیغات رفت و برگشتی داشته باشید. به طوری که پس از ارسال پیام صوتی این قابلیت وجود داشته باشد که مشتری وارد صف تماس شود و به اپراتور خاصی متصل شود. همچنین با خرید سامانه ویپ و استفاده از سیستم پیام صوتی می‌توان برای دریافت نظرات مشتریان هم استفاده کرد. به این صورت که در قالب یک پیام صوتی انبوه نظرسنجی تلفنی برگزار کنید و از مخاطب بخواهید یکی از اعداد مدنظر را برای شما ارسال نماید.
سخن پایانی
امکانات سامانه ویپ به صورتی است که می‌تواند سیستم و روند مدیریتی سازمان شما به شکل هوشمندانه‌ای بهبود بخشد. شما با خرید سامانه ویپ از این قابلیت‌ها در سیستم تلفی، مرکز تماس، مسائل مرتبط با مشتری‌مداری و اطلاع‌رسانی و تبلیغات بهره‌مند خواهید شد. در اینجا لازم است به این نکته اشاره کنیم که تمام امکاناتی که در این مقاله به آنها اشاره شد در سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ وجود دارد. شما با خرید سامانه الوویپ می‌توانید از این امکانات برای پیشبرد اهداف شرکت و سازمانتان استفاده کنید و شاهد پیشرفت روزافزون مجموعه خود باشید.
